اکثر شرکت ها باید برای خرید و فروش خود، فاکتورهای رسمی صادر کنند. اما فاکتور رسمی چیست و چه کاربری دارد؟ مشخصات فاکتور رسمی چیست و چه مواردی باید در فاکتور قید شود؟ برای آشنایی بیشتر با فاکتورهای رسمی و نحوه صدور آن در نرم افزار صدور فاکتور برای کامپیوتر این مقاله را تا آخر بخوانید.
فاکتور رسمی چیست و چرا استفاده می شود؟
در حین معامله، فروشنده یک فاکتور یا رسید خرید برای خریدار صادر می کند که ممکن است رسمی یا غیر رسمی باشد. هر سندی که دارای مهر و امضای شرکت باشد ممکن است فاکتور رسمی تلقی شود. در واقع فاکتور رسمی سندی است که می تواند برای دیگران اختیار ایجاد کند.
صدور فاکتورهای رسمی در مشاغل امروزی دیگر به صورت دستی انجام نمی شود و در فاکتورهای دولتی از کاغذ استفاده نمی شود. اکنون فاکتورهای دولتی با استفاده از نرم افزار صدور فاکتور برای کامپیوتر به صورت الکترونیکی صادر می شوند.
فاکتورهای رسمی قابل استفاده در ارگان ها و سازمان های دولتی (به عنوان مرجع رسیدگی به حقوق فروشندگان و خریداران) باید دارای شرایط و مشخصات فاکتورهای خصوصی باشد. اما ابتدا بهتر است تمام لوازم جانبی موجود در قیمت فروش را بررسی کنید.
اعمال فاکتور رسمی فروش
با توجه به شرایط ایجاد شده توسط فاکتورهای دولتی، می توان از آن برای انجام وظایف زیر استفاده کرد:
صدور فاکتور رسمی برای فروش خدمات
شرکت های خدماتی می توانند از فاکتورهای دولتی برای فروش خدمات خود استفاده کنند. بر خلاف تصور عمومی، صورتحساب فقط به کالاهای فیزیکی محدود نمی شود و خدمات می تواند شامل صورتحساب نیز باشد. سایت هایی که محصولات اشتراک، نرم افزار، اتوماسیون تجاری و غیره را ارائه می دهند. می توانند برای مشتریان خود فاکتورهای رسمی صادر کنند.
مطالب مرتبط: برنامه یادآوری تولد
صدور فاکتور رسمی برای فروش کالا و محصولات فیزیکی
رایج ترین صورت فاکتور دولتی برای فروش کالا و محصولات فیزیکی است. خریداران می توانند هنگام دریافت محصول، فاکتور رسمی از فروشنده درخواست کنند. می توانید هنگام خرید از فروشگاه اینترنتی از آنها بخواهید که محصولات شما را با فاکتور رسمی به نام یک شرکت حقوقی ارسال کنند.
صدور فاکتور رسمی برای بنگاه های اقتصادی کوچک و بزرگ
کلیه واحدهای تولیدی، مؤسسات اقتصادی و تولیدکنندگان کالایی که مالیات بر ارزش افزوده پرداخت می کنند، امکان صدور فاکتور رسمی را خواهند داشت.
شما قادر خواهید بود برای کالاهای فروخته شده فاکتور رسمی برای ارائه مدارک مورد نیاز هنگام ثبت نام مالیات بر ارزش افزوده در سایت سازمان مالیاتی ارسال کنید. مجوزهای خرید و فروش باید توسط حسابدار رسمی و غیرمجاز بررسی شود.
فاکتورهای فروش چگونه تهیه می شود؟
در گذشته برای صدور فاکتورهای رسمی از فاکتور و رسید استفاده می شد. پس از فهرست شدن اقلام خریداری شده، فاکتور توسط کارمند امضا و توسط فروشنده امضا می شود.
تغییر بسیاری از چیزها از قبیل تاریخ ها، افزودن محصولات و مواردی از این دست با فاکتورهای قدیمی دشوار است. هم اکنون با کمک نرم افزار حسابداری و حتی نرم افزارهای ویژه صدور فاکتور رسمی می توانید فاکتورهای مورد نیاز را با سبک ها و تصاویر منحصر به فرد صادر کنید.
علاوه بر این، فاکتورهای رسمی اکسل، فایل های فاکتور رسمی و نمونه فاکتورها قابل دانلود هستند و می توانید از آنها نیز استفاده کنید.
با در نظر گرفتن تمام این امکانات، صدور پیش فاکتور رسمی، فاکتور فروشگاهی، رسمی، غیررسمی، قانونی، صورت های مالی و غیره آسان است.
اما برای امور طبیعی و قانونی باید توجه داشته باشید که در صورت صدور فاکتور قانونی باید خطرات و عیوب آن را بپذیرید. در زیر شما را با مفهوم فاکتورهای قانونی و چرایی صدور آن آشنا می کنیم.
دلیل اصلی چیست؟
فاکتورهای رسمی، رسیدهای خرید غیررسمی هستند که گاهی برای ثبت خرید و هزینه های تجاری صادر می شوند. استفاده از این فاکتور رایگان است. این بدان معناست که شرکت ها می توانند برای پوشش هزینه هایی که متحمل می شوند، فاکتورهای دولتی صادر کنند.
اما صدور فاکتورهای قانونی به مراجع مالیاتی که مرجع محاسبه مالیات و کنترل خرید و فروش تجاری است، شما را در معرض خطر قرار می دهد.
در شرکت هایی که می خواهند با افزایش هزینه ها و قیمت های جاری بدهی مالیاتی را کاهش دهند، تغییراتی ایجاد می شود. روال صدور فاکتور رسمی مانند صدور فاکتور غیر رسمی است.
اما صحت صورتحساب مشترک چیزی نیست که قابل بحث باشد. اگر مقامات مالیاتی متوجه وجود فاکتورهای جعلی در بین مدارک شما شوند، خود را در معرض جریمه قرار خواهید داد.
اما اداره مالیات چگونه تشخیص می دهد که فاکتور شما غیرقانونی است؟
مهمترین کاری که حسابرسان اداره مالیات انجام می دهند بررسی غیرقانونی بودن فاکتور است
راه های تایید فاکتورهای قانونی سازمان مالیاتی
سازمان امور مالیاتی به منظور تجزیه و تحلیل اسناد مالی و حسابداری به بررسی مشخصات اقتصادی و کد ملی هر شرکت و شخص حقیقی و حقوقی می پردازد.
بعد از انجام هر کدام، یک فاکتور رسمی چاپ می کنید و به اداره مالیات ارائه می دهید. به طور کلی، سازمان برای کشف فرار مالیاتی اقدامات زیر را انجام می دهد:
- تایید کد فروش ارائه دهندگان خدمات و فروشندگان محصول
- کارت شناسایی ملی تجاری را تأیید کنید
- بررسی اعتبار گواهی‌های ارزش افزوده
- تایید نوع فاکتور، ارائه دهنده و خدمات ارائه شده در فاکتور
- تایید هزینه های حمل و نقل و اسناد مربوط به حمل کالا و محصولات فیزیکی
- تایید صحت و اعتبار صورت های بانکی، چک های بانکی و فیش های پرداختی
مشخصات اصلی فاکتورهای رسمی یا فاکتورهای فروش کالا و خدمات
با توجه به موارد ذکر شده تا اینجا می توان جزئیات فاکتور رسمی را گفت. صدور فاکتورهای رسمی باید شامل موارد زیر باشد:
شماره سریال
فاکتورهای رسمی در مقایسه با فاکتورهای غیر رسمی و رسمی دارای شماره پیگیری منحصر بفردی هستند. حسابرسان و کارمندان سازمان درآمد داخلی شماره سریال فاکتورهای دولتی را بررسی می کنند. بنابراین اگر فاکتور شما شماره سریال نداشته باشد، احتمال قبول نکردن آن وجود دارد.
اطلاعات فروش و فروشنده
در تمامی فاکتورهای رسمی، اطلاعات خریدار و فروشنده به طور دقیق و واضح نوشته شده است. در هنگام صدور فاکتور رسمی باید اطلاعاتی از قبیل آدرس، شماره تماس، شناسه اقتصادی، شماره ثبت و کد پستی درج شود. با استفاده از نرم افزار صدور فاکتور و حسابداری در کمترین زمان و به راحتی تمامی این اطلاعات را درج کنید.
امضا و مهر
فاکتور رسمی زمانی معتبر است که دارای مهر و امضای فروشنده باشد. علاوه بر این خریدار می تواند برای تایید فاکتور امضای خود را نیز بر روی فرم قرار دهد. پس از آن که تمامی اطلاعات مورد نیاز برای فاکتور را در نرم افزار صدور فاکتور حرفه ای ثبت کردید برای امضا کردن می توانید آن را چاپ کنید.
جزئیات خرید
در کلیه فاکتورهای رسمی باید نوع کالا، نام کالا، تعداد واحدهای خریداری شده، قیمت هر واحد، تخفیف و استثنا قید شود. فاکتورهایی که خریدها را به درستی ثبت نمی کنند رسمی نیستند.
مالیات بر ارزش افزوده
در صورتی که از فروش کالا و خدمات کارمزد و مالیات بر ارزش افزوده اخذ می شود، باید مبلغ آن به وضوح در فاکتور قید شود. مقامات مالیاتی از این عوامل برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده مشاغل استفاده می کنند.
دانلود نرم افزار صدور فاکتور برای کامپیوتر
امروزه با فراگیری استفاده از برنامه ها در کامپیوتر، داشتن نرم افزار صدور فاکتور برای صاحبان کسب و کارها و بازاریاب ها امری ضروری شده است. صاحبان کسب و کارهای مختلف و ویزیتورها به برنامه ای نیاز دارند که بتوانند فاکتورهای خرید و فروش ثبت کنند.
آنها می خواهند فاکتورهای کاغذی را کنار بگذارند و با بالاترین میزان امنیت با نرم افزار کار کنند. نرم افزار صدور فاکتور برای کامپیوتر خصوصا کامپیوتر های دارای سیستم عامل ویندوز می تواند این نیاز را پاسخگو باشد. با دانلود نرم افزار حسابداری صدور فاکتور و نصب آن هر کاربری می تواند در هر زمان و مکان و بدون اتصال به اینترنت برای مشتریان فاکتور صادر کند.
با دانلود نرم افزار حسابداری صدور فاکتور چالاک و نصب آن کاربران می توانند به طور موثر در کار خود دور کاری انجام دهند و از یک ابزار آفلاین به جای آنلاین استفاده کنند. عموما تمامی کسب و کارها می توانند از نرم افزار صدور فاکتور استفاده نمایند اما می توان گفت که بیشترین نیاز برای شرکت های پخش می باشد.
امکانات نرم افزار صدور فاکتور چالاک
نرم افزارهای صدور فاکتور از امکانات متنوعی برخوردارند که بسته به نوع و قابلیت‌های هر نرم افزار ممکن است تفاوت داشته باشد. در ادامه، برخی از امکانات رایج در نرم افزارهای صدور فاکتور را برای شما بیان می‌کنم:
- ایجاد و مدیریت فاکتورها: امکان ایجاد فاکتورها با قابلیت ویرایش و حذف آنها، مدیریت شماره فاکتور، تاریخ ایجاد و موارد مرتبط.
- انتخاب الگوی فاکتور: قابلیت انتخاب از بین الگوهای پیش‌فرض یا سفارشی سازی الگوی فاکتور برای نمایش اطلاعات مورد نیاز شامل لوگو، اطلاعات شرکت، شرح کالاها، قیمت و مقدار و…
- مدیریت مشتریان: ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان شامل نام، آدرس، شماره تماس، ایمیل و سایر اطلاعات مرتبط برای استفاده در فاکتورها.
- مدیریت کالاها و خدمات: امکان ثبت و مدیریت لیست کالاها و خدمات مورد فروش، شامل نام، قیمت، مقدار موجود و سایر جزئیات مرتبط.
- محاسبه مالیات و تخفیفات: قابلیت اعمال مالیات و تخفیفات بر اساس قوانین محلی و مقررات شرکت، جمع‌آوری مبلغ قابل پرداخت و محاسبه مالیاتها به طور خودکار.
- ارسال فاکتور به مشتریان: امکان ارسال فاکتور به مشتریان از طریق ایمیل یا پیامک، چاپ فاکتور یا ایجاد فایل PDF برای ارسال آن به مشتریان.
- پیگیری وضعیت پرداخت: مانیتورینگ وضعیت پرداخت فاکتورها توسط مشتریان، اعلام وضعیت پرداخت (پرداخت شده، در انتظار پرداخت، عدم پرداخت و غیره) و نمایش آن در نرم افزار.
- گزارش‌گیری و آمارها: تولید گزارش‌های مختلف مانند فاکتورهای صادر شده، مجموع فروش، مشتریان برتر، مالیاتها، تخفیفات و سایر آمارها برای تحلیل و مدیریت مالی و فروش.
- سفارشی سازی و تنظیمات: امکان تنظیمات پیشرفته برای تطبیق نرم افزار با نیازهای شرکت شامل تنظیمات مالیات، واحد پول، الگوهای فاکتور، زبان و قابلیت سفارشی سازی دیگر.
این فقط برخی از امکانات معمول در نرم افزارهای صدور فاکتور هستند و بسته به نرم افزار مورد استفاده، ممکن است ویژگی‌ها و قابلیت‌های دیگری نیز وجود داشته باشد.
و در آخر…
با توجه به تمام مواردی که در مورد بررسی فاکتورهای رسمی و نحوه صدور آن گفتیم، ارائه فاکتورهای رسمی را نمی توان به خوانندگان مبتدی و کم تجربه واگذار کرد. بهترین راه برای صدور فاکتور استفاده از نرم افزار صدور فاکتور برای کامپیوتر می باشد.
حسابداری که تجربه لازم برای صدور فاکتور را نداشته باشد، ممکن است جریمه مالیاتی دریافت کند. نرم افزار صدور فاکتور رسمی چالاک تمام موارد مربوط به صدور فاکتور در آن رعایت شده است و شما می توانید برای تست 5 روز رایگان از آن استفاده کنید این نرم افزار بخش های مختلفی دارد و شما برای صدور فاکتور رسمی می توانید از بخش حسابداری اقدام کنید.