12 مزایای برنامه ریزی با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی ⭐️

آیا روزهای شما بدون انجام تمام وظایفتان به پایان می رسد؟ آیا در پایان روز به این فکر می کنید که “تمام روز چه کار کردم؟” آیا گاهی اوقات احساس می کنید که از یک بحران به بحران دیگر می روید و زمانی برای تمرکز روی اولویت های خود ندارید؟

اگر پاسخ شما به هر یک از این سوالات مثبت است، ادامه مطلب را بخوانید. در این مقاله نکاتی برای داشتن بهترین برنامه ریزی روزانه برای شما ارائه شده است. از این نکات برای اولویت بندی استفاده کنید، سپس برنامه ای ایجاد کنید تا روز (و زندگی) خود را از دست ندهید.

مطالب مرتبط: نرم افزار حسابداری ویندوز

خلاصه مطالب

برنامه ریزی روزانه چیست؟

برنامه ریزی روزانه عبارت است از زمان بندی کردن روزتان و تقسیم کردن زمانتان به بخش های کوچک و اختصاص دادن آن به وظایف بر اساس حجم کار مورد نظرتان می باشد. برای دستیابی به اهداف و تعادل بین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت به مواردی از قبیل اولویت‌بندی، تنظیم تقویم و مدیریت وظایف بیشتر دقت کنید.

برنامه ریزی روزانه به منظور استفاده بهینه از زمانتان می باشد بدین معنا که که هر روز بیش‌ترین بهره را از زمان خود می‌برید. در صورت عمل کردن به برنامه ی روزانه خود، زندگی شما به طرز باور نکردنی مفید و پر بازده خواهد بود.

دانلود نرم افزار برنامه ریزی برای کامپیوتر

در ادامه ۷ نکته ای که به عملی کردن بهترین برنامه ریزی روزانه شما کمک می کنند ذکر شده اند.

1. هر روز برنامه خود را بنویسید

بهترین توصیه من در مورد نحوه برنامه ریزی روز این است که برنامه خود را بنویسید. نوشتن برنامه روزانه ما یک تمرین خوب برای مدیریت زمان است. این بدان معناست که هر روز برنامه ریزی خود را به صورت مکتوب انجام دهیم.

فهرستی از کارهای مهم برای انجام دادن تهیه کنید. تمرین نوشتن برنامه، مغز شما را پاک می کند تا سعی کنید آنچه را که می خواهید انجام دهید به یاد بیاورید. فرقی نمی کند این کار را با استفاده از نرم افزار مدیریت کارهای روزانه یا با استفاده از یک دفتر یادداشت انجام دهید. کلید موفقیت، استفاده از چیزی است که برای شما مفید است.

نوشتن لیست کارهای روزانه بر روی کاغذ باعث می شود در مقابل خودمان مسئول باشیم. فراموش کردن یک لیست مخفی در تلفن بسیار آسان است. من یک برگه برنامه روزانه دارم که به چند دسته تقسیم شده است، با چک باکس های مفید. و من همیشه دوست دارم این کادرها را علامت بزنم.

2. هر روز یک زمان مشخص را برنامه ریزی کنید

وقتی برنامه خود را برای زمان خاصی از روز می چینید، یک عادت ایجاد می کنید. و عادت های خوب این قدرت را دارند که شما را در مسیر درست نگه دارند.

می توانید روز خود را شب قبل یا صبح برنامه ریزی کنید. ترجیح می‌دهم برنامه‌ریزی‌ام را صبح بعد از نوشیدن حداقل یک فنجان قهوه انجام دهم و مغزم به نحوی کار کند.

یکی از دلایلی که ترجیح می دهم صبح ها برنامه ریزی کنم این است که اغلب به کارهایی که باید در طول روز انجام دهم فکر می کنم. در عصر یا صبح، شب قبل واقعاً مهم نیست. باز هم، این چیزی است که شما باید خودتان تصمیم بگیرید.

چطور یک برنامه ریزی روزانه ایده‌آل و همه‌جانبه داشته باشیم؟

3. یک لیست سریع از کارهایی که باید انجام دهید، طوفان فکری کنید

شامل هر کاری که باید انجام دهید یا می خواهید انجام دهید و می توانید انجام دهید را در لیست خود جای دهید. آیا مهلتی دارید؟ به این فکر کنید که باید با چه کسی تماس بگیرید یا ایمیل بزنید. آیا چیزی از برنامه دیروز هست که محقق نشده باشد؟ اگر برنامه هفتگی خود را دارید بررسی کنید.

هر چیزی که در طول طوفان فکری به سراغ شما می آید ممکن است در برنامه نهایی روز شما قرار نگیرد. اما به این ترتیب احتمال فراموشی چیزی را به حداقل می رسانید. حتماً تقویم خود را برای قرار ملاقات ها، نه فقط برای امروز، بلکه برای چند روز آینده نیز بررسی کنید.

احتمال دارد برنامه ریزی برای روزتان زیاد برایتان خوشایند نباشد، اما بعد از برنامه ریزی روزانه متوجه می شوید که روز بعد جلسه ای دارید که نیاز به چندین ساعت آماده سازی دارد. (همچنین برنامه هفتگی شما نیاز به تنظیم کردن دارد)

4. لیست کارهای خود را بین کار و زندگی تقسیم کنید.

خیلی آسان است که به فعالیت های کاری اجازه دهید تا کار را به دست بگیرند و اجازه دهید فعالیت های زندگی به حاشیه بروند. من اخیراً برگه برنامه روزانه خود را با سرفصل های کار و زندگی اصلاح کردم.

به این ترتیب با استفاده از برنامه ریزی روزانه می توانم به راحتی ببینم در هر موقعیتی چه کاری می خواهم انجام دهم. این به من کمک می کند در صورت نیاز موارد را در محدوده زمانی گروه بندی کنم. برای مثال، زمانی که در دفتر کار می‌کردم، بیشتر کارهای مربوط به زندگی را در شب انجام می‌دادم.

چطور یک برنامه ریزی روزانه مؤثر داشته باشیم؟

5. دو کاری را که امروز باید انجام شود مشخص کنید

یک مورد را از لیست فعالیت های کاری و یک مورد را از لیست کارهای زندگی خود انتخاب کنید. اینها نباید سخت ترین وظایف شما یا کارهایی باشند که تکمیل آنها طولانی ترین زمان ممکن است. این دو چیز بسیار مهم هستند که به شما کمک می کنند تا به اهداف بلند مدت خود برسید.

به این ترتیب، حتی اگر روز شما به بیراهه برود، می دانید که مهم ترین کارها انجام شده است. به عنوان مثال، امروز مهمترین وظیفه من نوشتن یک مقاله است، بنابراین ابتدا این کار را انجام می دهم (البته بعد از برنامه ریزی روزم)

6. چند مورد سریع را به لیست خود اضافه کنید

آنچه در برنامه ریزی روزانه شما گنجانده می شود تنها نباید شامل پروژه های بزرگ باشد. فقط به این دلیل که تکمیل چیزی فقط 10 یا 15 دقیقه طول می کشد، به این معنی نیست که نباید در لیست شما باشد.

من 10 خط تکلیف در برگه برنامه روزانه ام دارم. اگر من فقط وظایف “بزرگ” را در برنامه خود قرار دهم، انجام همه چیز در یک روز بسیار دشوار خواهد بود.

قبلاً اشاره کردم که من عاشق علامت زدن چک باکس ها هستم. این یک حرکت رضایت بخش است که در پایان روز به گذشته نگاه کنید و همه (یا بیشتر) کادرها را علامت بزنید. گنجاندن کارهای سریع این احتمال را افزایش می دهد که بتوانید کل لیست خود را تکمیل کنید.

فعالیت های سریع برای اوقات کم انرژی روز نیز عالی هستند. وقتی انرژی شما کم است، خوب است که بتوانید چیزی را انتخاب کنید که تکمیل آن به زمان و انرژی زیادی نیاز ندارد.

یکی دیگر از مزایای افزودن چند آیتم سریع به لیست خود این است که اگر زمان شما تمام شد، می توانید برخی از موارد کوچکتر را خط بزنید و به کار خود بازگردید.

7. لیست خود را بررسی کنید

یکی دیگر از راه های موثر برای مدیریت زمان و داشتن بهترین برنامه روزانه مراجعه مکرر به لیست خود است. این منجر به سازماندهی می شود. لیست خود را در یک مکان نگه دارید تا بتوانید در طول روز به راحتی به آن مراجعه کنید.

این می تواند لیست کارها در تلفن هوشمند شما، یک نوت بوک که روی میز خود دارید، یک برنامه ریز یا هر جای دیگری در ذهن شما باشد. من همیشه از کاغذ های رنگی روی میز و اتاقم استفاده می کنم.

احساس می کنم رنگ ها به من انگیزه خوبی برای شروع یک روز خوب می دهند. و از همه مهمتر همیشه جلوی چشمم هستند.

اگر در تدوین برنامه روزانه مشکل دارید، یکی دو مورد از این نکات بهره وری را برای امتحان انتخاب کنید. من قول می دهم می توانید کنترل روز خود را به دست بگیرید.

پایبند بودن به برنامه ریزی روزانه

دلیل اینکه ما به برنامه های خود پایبند نیستیم با توجه به شرایط زندگی هر فرد متفاوت است. اما دو مورد از اصلی ترین آنها این است که اهداف شما مشخص نیست و توقع زیادی از خود دارید که در بین بیشتر مردم بسیار رایج هستند و اما بهترین راهکار برای مقابله با سستی و تعلل در کارها انجام دادن موارد زیر است.

لیست برنامه های خود را جلوی چشمان خود قرار دهید
از شب قبل، سه هدف مهم خود را برای فردا بنویسید.
انگیزه خود را پیدا کنید

مدیریت برنامه ریزی روزانه با نرم افزار برنامه ریزی

مدیریت برنامه ریزی روزانه با استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی می‌تواند به شما در مدیریت وظایف و فعالیت‌های روزانه کمک کند. این نرم افزارها ابزارهای قدرتمندی هستند که امکانات متنوعی برای سازماندهی و مدیریت برنامه ریزی روزانه شما فراهم می‌کنند. در زیر توضیحاتی در مورد این مزایا را می‌یابید:

ایجاد وظایف: شما می‌توانید به راحتی وظایف روزانه خود را در نرم افزار برنامه ریزی ثبت کنید. هر وظیفه می‌تواند شامل عنوان، توضیحات، تاریخ و زمان مشخصی باشد.
زمانبندی: با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی، می‌توانید به هر وظیفه زمان و تاریخ خاصی تعیین کنید. این به شما کمک می‌کند تا وظایف را به ترتیب اولویت و زمانبندی شده مدیریت کنید.
اولویت‌بندی: می‌توانید به هر وظیفه اولویت مشخصی نسبت دهید. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا وظایف مهم‌تر را از وظایف کم‌اهمیت تر تمیز کنید و به آن‌ها بر اساس اهمیت اقدام کنید.
یادآوری و هشدارها: نرم افزارهای برنامه ریزی روزانه به شما امکان می‌دهند تا یادآوری‌ها و هشدارهایی برای وظایف تنظیم کنید. می‌توانید اطلاع رسانی‌ها را برای زمان‌های خاصی تنظیم کرده و به یادآوری از وظایف خود در زمان مناسب برسید.
مشاهده و مدیریت تقویم: نرم افزارهای برنامه ریزی روزانه اغلب دارای قابلیت تقویم هستند که به شما امکان می‌دهند تا برنامه‌ها و وظایف روزانه خود را به صورت یک نمایش تقویمی مشاهده کنید. شما می‌توانید به راحتی برنامه‌های روزانه خود را بر اساس تاریخ‌ها، روزها و هفته‌ها مرور کنید.
هماهنگی و به اشتراک گذاری: با استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی روزانه، می‌توانید وظایف و برنامه‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. این به شما کمک می‌کند تا در تیم‌ها و گروه‌ها بهتر هماهنگ شوید و برنامه‌ریزی مشترک را انجام دهید.
نمودارها و گزارشات: برخی از نرم افزارهای برنامه ریزی روزانه امکان ایجاد نمودارها و گزارشات مربوط به پیشرفت و عملکرد شما را فراهم می‌کنند. این گزارشات می‌توانند به شما در تحلیل و بررسی بهبودهای لازم در برنامه ریزی روزانه کمک کنند.
تعیین اولویت: می‌توانید اولویت‌ها را برای وظایف خود تعیین کنید. این به شما کمک می‌کند تا وظایف مهم‌تر را از وظایف کم‌اهمیت تر تمیز کنید و به آن‌ها بر اساس اهمیت اقدام کنید.
تاریخ‌بندی و زمان‌بندی: می‌توانید تاریخ و زمان مشخصی برای هر وظیفه تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به ترتیب اولویت و زمانبندی شده مدیریت کنید.
مشاهده و پیگیری پیشرفت: می‌توانید پیشرفت خود را در انجام وظایف روزانه به صورت مرتب در نرم‌افزار ثبت کنید. این به شما امکان می‌دهد تا به راحتی مشاهده کنید که چه وظایفی تکمیل شده‌اند و چه کارهایی هنوز باقی مانده است.
مشاهده و تحلیل زمان‌بندی: با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی روزانه، شما می‌توانید گزارشات و نمودارهای مرتبط با زمان‌بندی و پیشرفت را مشاهده کنید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا بهبودهای مورد نیاز در برنامه ریزی خود را شناسایی کنید و به صورت بهتری و بهینه‌تر وقت خود را مدیریت کنید.
انتقال وظایف: اگر نیاز به تغییر تاریخ یا زمان وظایف دارید، می‌توانید آن‌ها را به راحتی در نرم‌افزار برنامه ریزی روزانه جابجا کنید. این امکان به شما اجازه می‌دهد تا تغییرات و تنظیمات مرتبط با وظایف خود را به سرعت انجام دهید.

نتیجه

در این مقاله 7 مورد از کارهایی را که به شما کمک می کنند بهترین برنامه ریزی روزانه را داشته باشید ذکر شد و در مورد هر یک از آن ها مطالبی را ارائه دادیم تا بتوانید روز خود را برنامه ریزی کنید و به همه کارهای شخصی خود برسید. پیشنهاد ما به شما استفاده از برنامه مدیریت کارهای روزانه چالاک است.