زمان منتظر هیچکس نمی ماند، همه باید اهمیت زمان برای رسیدن به موفقیت در تمام زمینه های زندگی خود را درک کنند. افرادی که وقت خود را تلف می کنند شخصیت خود را توسعه نمی دهند. بنابراین مدیریت زمان را می توان رمز موفقیت در کار و زندگی دانست. در این مقاله در مورد مدیریت زمان صحبت خواهیم کرد.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای تخصیص موثر زمان برای فعالیت های مناسب است. مدیریت زمان موثر به افراد این امکان را می دهد که بر اساس اولویت های خود زمان خاصی را به فعالیت های مختلف اختصاص دهند.
به عبارت دیگر، نحوه مدیریت زمان استفاده موثر از زمان است، زیرا زمان اغلب محدود است. در مدیریت زمان، شما تصمیم می گیرید که کدام وظایف مهمتر هستند و چه مقدار زمان برای آنها صرف کنید، کدام کارها باید سریع انجام شوند و کدام کارها می توانند بعدا انجام شوند. مدیریت زمان نه تنها در سازمان ها، بلکه در زندگی ما نیز نقش مهمی ایفا می کند.
مطالب مرتبط: گزارش نویسی چیست و چرا به آن نیاز داریم؟
چگونه زمان را مدیریت کنیم؟
در ادامه شما را با مواردی که به مدیریت بهتر زمان کمک می کند آشنا می کنیم.
برنامه ریزی موثر
برای مدیریت زمان موثر، روز خود را به خوبی برنامه ریزی کنید. برنامه کاری یا فهرستی از وظایف خود را آماده کنید.
فعالیت های مهمی را که باید در یک روز انجام دهید و زمان لازم برای هر یک را تعیین کنید. شما باید کارهای مهم را انجام دهید و بعدا می توانید به کارهایی که در این زمان مهم نیستند رسیدگی کنید.
کار و تکالیف را به صورت تیمی انجام دهید. تا زمانی که اولین کار خود را تمام نکرده اید، کار جدیدی را شروع نکنید و کارهایی را که تکمیل کرده اید بررسی کنید. مطمئن شوید که کار خود را به موقع انجام می دهید.
هدف آن را توضیح دهید
یک جلسه بی معنی مانند کشتی گم شده در دریا است، شما باید اهداف خود را برنامه ریزی کنید و مطمئن شوید که آنها منطقی و قابل دستیابی هستند.
یک ضرب الاجل تعیین کنید
برای خود یک ضرب الاجل تعیین کنید و سعی کنید کار خود را قبل از پایان ضرب الاجل به پایان برسانید. از کارفرما یا مدیر خود انتظار نداشته باشید که دائماً از شما در مورد برنامه کاری شما سؤال کند و ضرب الاجل تعیین کند.
یاد بگیرید که کار خود را مدیریت کنید. شما بهترین فرد برای سازماندهی کار خود هستید. از خود بپرسید که چقدر طول می کشد تا کار را کامل کنید. همچنین می‌توانید از زمان‌بندی برای تنظیم زمان‌های مهم استفاده کنید.
کمک شغلی
“نه” گفتن را یاد بگیرید. این کار را به تنهایی انجام نده؛ دیگران هستند. وقتی می دانید نمی توانید کاری را انجام دهید، نباید آن را بپذیرید. وظایف و کارها باید بر اساس علایق و مهارت های کارکنان تصمیم گیری شود تا آنها بتوانند در مدت زمان معین آنها را تکمیل کنند.
اگر برای دیگران وقت می گذارید، به خاطر داشته باشید که کسانی که دانش و مهارت لازم را ندارند ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند.
کار را اولویت بندی کنید
برای مدیریت زمان، کار را بر اساس نیازهای خود برنامه ریزی کنید. تفاوت بین وظایف فوری و کارهای مهم را بدانید. دریابید که در یک روز چه کارهایی می توانید انجام دهید و در یک ماه یا بیشتر چه کارهایی می توانید انجام دهید.
برای کار خوب وقت بگذارید
عادت “انجام کار درست، در زمان مناسب” را در خود پرورش دهید. کاری که در زمان نادرست انجام شود بی فایده است. یک روز کامل را برای کاری که می توان در یک یا دو ساعت انجام داد تلف نکنید.
تمام وظایف شما می‌توانند در ۴ دسته‌ی زیر قرار بگیرند
فوری و مهم؛
غیرفوری و مهم؛
فوری و غیرمهم؛
غیرفوری و غیرمهم.
تکنیک پومودورو؛ تکنیکی ساده برای مدیریت زمان
فرآیند تکنیک پومودورو:
۲۵ دقیقه تمرکز کامل
یک فعالیت را انتخاب کنید(در هربار فقط یک فعالیت).
یک زمانسنج را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
روی فعالیت‌تان کار کنید تا موقعی که زمانسنج به صدا دربیاید و سپس هر جای کارتان که هستید یک علامت آنجا بگذارید.
۵ دقیقه استراحت کنید.
مراحل ۱ تا ۴ را سه بار دیگر تکرار کنید و بعد آن ۱۵ دقیقه استراحت کنید.
مزایای استفاده از تکنیک پومودورو:
۱. کار کردن همراه با زمان و نه بر خلافش
۲. از بین بردن فرسودگی ناشی از کار
۳. مدیریت حواس‌پرتی‌ها
۴. ایجاد توازن بهتر بین زندگی و کار
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
مدیریت زمان مهم است، زیرا به شما کمک می‌کند که زمان‌بندی کارهایتان را کنترل کنید و بدون این‌که تعادل کار و زندگی خود را بر هم بزنید، به موارد زیر دست یابید.
- به کسب‌وکارتان رونق ببخشید
- عملکردتان را بهبود بخشید
- نتیجه‌ی بهتری کسب کنید
- کار را به‌موقع ارائه دهید
- استرس خود را کاهش دهید
- فرصت‌های شغلی بهتری را ایجاد کنید
- اعتماد‌به‌نفس خود را افزایش دهید
- کارآمدتر شوید
نرم افزار مدیریت زمان
اپلیکیشن‌های ردیابی زمان به شما کمک می‌کنند روش‌هایی را که روز خود را سپری می‌کنید، ردیابی کنید. تعیین میزان زمانی که شما و تیمتان برای کار صرف می کنید، برای دانستن میزان سودآوری کارتان کلیدی است.
شما می توانید از ابزارهای نظارت بلادرنگ برای شناسایی مشکلات و رفع آنها قبل از تبدیل شدن به مشکلات بزرگتر استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت و برنامه ریزی چالاک
نرم افزار چند کاربره مدیریت و برنامه ریزی چالاک به شما امکان می دهد تقویم، قرارها یا برنامه کاری خود را تنظیم کنید و با هر کسی که می خواهید به اشتراک بگذارید. این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا کارهایتان را به بهترین شکل ممکن برنامه ریزی کنید. با استفااده از پنل های یادداشت، تک تک وظایفتان را یادداشت کنید و با استفاده از قسمت یادآوری کارها در زمان مشخص آنها را به خود یادآوری کنید و بدین شکل از شر دغدغه و نگرانی فراموش کردن هر گونه قرار ملاقات و … خلاص شوید.
کلام آخر…
در نهایت باید بدانید که مدیریت زمان یکی از مهم ترین مهارت هاست و اگر آن را به خوبی بلد باشید می توانید به تمام عرصه های زندگی خود دست پیدا کنید و برای هر کدام برنامه ریزی کنید.
به خصوص در دنیای امروز که همه چیز در تلاش است تا با ارزش ترین دارایی ما را بدزدد، یادگیری مهارت های مدیریت زمان یکی از مهمترین وظایف هر کسی است.