هنر گزارش نویسی یکی از مهارت هایی است که همه ما بر اهمیت آن تاکید داریم. اما ما زمان زیادی را صرف یادگیری و بهبود این مهارت ها نمی کنیم.
این زمانی است که اهمیت گزارش نویسی کمتر از سایر زمینه های مهارت های ارتباطی نیست و می تواند نقش مهمی در رشد و پیشرفت ما چه در کلاس درس و چه در خانه داشته باشد.
با اشاره ای کوتاه به حافظه و تجربه خود می توانید نمونه های زیادی از گزارش نویسی و رشد و پیشرفت شغلی را به یاد آورید. شاید شما هم جزو افرادی باشید که این مشکل را دارید و برخی از همکارانشان با وجود اینکه بهره وری کمتری دارند، به دلیل قدرت گزارش دهی می توانند بهتر عمل کنند و زودتر ترقی کنند.
مطالب مرتبط: نرم افزار برنامه ریزی روزانه
گزارش نویسی به چه معناست؟
گزارش به زبان فارسی از ترکیب کلمه گزار و پسوند آن ش (مانند آزمایش، پرورش و …) تشکیل شده است.
گزار و گزاردن هم معنای متنوعی دارند که دو مورد از آنها به بحث ما نزدیک‌تر است:
تفسیر و تعبیر کردن و توضیح دادن (مثلِ خواب‌گزار)
تعریف کردن و مرور آن‌چه گذشته (مثل خبر گزار)
این پیوندها و تعاریف را گفته های قدیمی می دانند و نمونه هایی از آن را در شاهنامه فردوسی می توان یافت.
در میان برخی فارسی‌زبانان واژه‌ی راپورت و راپور (تلفظ فرانسه‌ی آن) نیز به معنی گزارش، رایج است و حتی ترکیب‌های راپور نویسی و راپور دهی هم با آن ساخته شده و به‌کار می‌رود.
زمانی که زبان عربی در بین فارسی زبانان بیشتر از امروز رایج بود، در بسیاری از نوشته ها نیز برای توصیف کلمات استفاده می شد. مثلا می گفتند چنین تقریر کرده اند.
حتی امروزه نیز در عربی تجاری، ترجمه تقریباً Rapport است و در گفتار و نوشتار در ارتباط به کار می رود.
تعریف گزارش چیست و گزارش نویسی چیست؟
یکی از ساده ترین تعاریف داستان می تواند این باشد:
گزارش سندی است که حاوی اطلاعات و دارای موضوعی مرکزی است که برای ارائه به شخص یا افراد یا گروه هایی با ویژگی های زیر طراحی شده است:
- اطلاعات ارائه شده در گزارش فرمت خاصی دارد. ساختار خبر و محتوای آن با توجه به مخاطبان و دریافت کنندگان اخبار تنظیم می شود.
- ایده‌ها، داده‌ها، قضاوت‌ها و تحلیل‌ها به صورت واضح و مختصر از هم جدا می‌شوند. فرم و محتوای گزارش به گونه ای است که عموم مردم بدون حضور نویسنده و با صرف وقت و انرژی کم می توانند آنها را درک کنند.
انواع گزارش
موارد زیر از جمله گزارش‌هایی هستند که اغلب نیازمند تهیه و تنظیم آنها هستیم.
گزارش هفتگی(روزانه یا هفتگی یا انواع دیگر)
گزارش روزانه و هفتگی یکی از رایج ترین انواع گزارش است. ما می توانیم این گزارش ها را برای خودمان (برای افزایش انضباط شخصی) یا برای مدیران خود به اشتراک بگذاریم.
از گزارش‌هایی که جز اتلاف وقت، هیچ کارکرد دیگری ندارند تا گزارش‌هایی که بدون آنها، بخش مهمی از اثربخشی و کارایی ما کاهش می‌یابد.
در گزارش‌های هفتگی معمولاً شیوه‌ی طراحی قالب گزارش نقش مهمی در میزان اثربخشی نهایی دارد.
رزومه
شاید ما به این نکته توجه نکنیم که رزومه واقعاً داستان زندگی و پیشینه ما است که برای ارائه به کارفرما تهیه و ویرایش شده است. اگر رزومه نویسی را یکی از زیرمجموعه های گزارش نویسی بدانیم، نوع نگاه ما به رزومه و حتی اصول و روش هایی که برای کنار هم قرار دادن آنها به کار می بریم متفاوت خواهد بود.
توصیه نامه
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که لازم شود دوست یا همکاری را به سازمانی معرفی کنید. توصیه‌نامه هم شکلی از گزارش محسوب می‌شود؛ گزارشی که بسته به مخاطب، ممکن است در چارچوبی کاملاً رسمی و اداری یا در قالب یک پیام غیررسمی ارسال شود.
پروپزال دانشگاهی
اکثر مطالعات و تحقیقات با یک طرح کلی شروع می شوند. این طرح می تواند با هدف جلب حمایت استاد تهیه شود و یا با هدف جذب بودجه برای اجرای طرح های تحقیقاتی باشد. متأسفانه گاهی اوقات این مرحله به عنوان یک بخش فرعی نادیده گرفته می شود. این در حالی است که به دلیل تهیه گزارش اولیه ضعیف، نادیده گرفته شده و در مرحله اول متوقف شده است.
طرح کسب و کار
یک طرح تجاری خود یک نوع گزارش در نظر گرفته می شود. هنگام بررسی یک طرح تجاری، اغلب درگیر جزئیات کسب و کار می شویم و فراموش می کنیم که در حال تهیه و تدوین گزارش هستیم.
از آنجایی که اگر ایجاد طرح کسب و کار را نمونه ای از داستان نویسی بدانیم و سعی کنیم در این کار اصول و روش های گزارش نویسی و سازماندهی داستان را رعایت کنیم، طرح کسب و کار اثربخشی و کارایی بیشتری خواهد داشت.
گزارش پیشرفت پروژه
وقتی درگیر پروژه ای هستید، همیشه درگیر گزارش نویسی هستید. این پروژه ها الزاما برای مدیر یا کارفرما تنظیم نمی شود. حتی کار شخصی و فردی (که در آن شما مدیر، کارمند و سرپرست هستید) هنوز نیاز به تهیه گزارش های مختلف (برنامه کاری، تجزیه و تحلیل کار، برنامه ریزی شکست کار، برنامه ریزی و سایر وظایف مربوط به اجرا و مدیریت کار) دارند.
در یک شغل دولتی تک کارفرمایی، گزارش دهی هوشمند و دقیق می تواند نقش مهمی در تسهیل هماهنگی بین شما و کارفرما و تسهیل اقدامات اصلاحی، که یکی از چالش ها و دغدغه های پروژه است ایفا کند.
گزارش آماری
نمی توان تصور کرد که در هیچ زمانی در گذشته آمار و داده های موجود برای شرکت ها مانند امروز موجود بوده باشد. کسب و کارها همچنین به آمار و بینش اهمیت می‌دهند و با استفاده از سیستم‌های مختلف (مانند CRM) داده‌های بزرگ ایجاد می‌کنند.
چالش امروز دنیای تجارت، به جای تکیه بر ایجاد، جمع آوری و ذخیره اطلاعات، به انتقال اطلاعات به شیوه ای ساده، مفید و قابل فهم مربوط می شود. یادگیری و کسب مهارت گزارش نویسی و همچنین مهارت هایی مانند تحلیل کمی و آماری می تواند نقش مهمی در دستیابی به این هدف داشته باشد.
در اینجا یک نمونه از یک گزارش آماری آورده شده است:
- گزارش های فروش دوره ای (مانند ماهانه یا فصلی)
- گزارش موجودی
- گزارش رفتار کاربر سایت
- گزارش جلسه
اهمیت گزارش نویسی
گزارش نویسی یکی از مهم ترین مهارت ها در تولید محتوا است و یادگیری یا عدم یادگیری آن می تواند سرنوشت فعالیت های مرتبط با تولید محتوا (از جمله حضور در فضاهای دیجیتال و شبکه های اجتماعی) را تغییر دهد.
تهیه یک سند کوتاه سازمانی نمونه ای از تهیه گزارش است و تقریباً هر نوع کار مکتوب در محیط کاری را می توان گزارش نویسی در نظر گرفت. فعالیت های کمی وجود دارد که می تواند به رشد و توسعه شغلی مانند نوشتن گزارش به شما کمک کند.
رهبران شرکت با ارائه و تهیه گزارش های قوی رضایت شرکت ها و سهامداران را جلب می کنند. مدیران میانی بر اساس مهارت گزارش دهی می‌توانند برنامه‌های خود را به طور مؤثر و کارآمد ارائه و معرفی کنند و اجازه ندهند تلاش‌های آنان در میان فعالیت‌های متعدد سازمان از بین برود.
گزارش نویسی موردی است که علاوه بر مدیران ارشد، افراد تازه وارد و با تجربه کمتر در سازمان نیز به آن نیاز دارند. اغلب اوقات، سرپرستان و مدیران وقت کافی برای ایجاد روابط ندارند و از سوی دیگر ترجیح می‌دهند که همکاران جدید خود را با وظایف خاصی رها نکنند.
نتیجه این وضعیت این است که یکی از اولین کارهایی که به تازه واردان واگذار می شود، گزارش نویسی است. متأسفانه، بسیاری از تازه واردان این کار را به عنوان فرصت‌های ارزشمند نمی‌دانند و اغلب آنها را نمونه‌ای از بیگاری مدیرانی می‌دانند که زیردستان خود را از خود دور می‌کنند.
از این توضیحات می توان گفت که بر خلاف نظر اول، تعداد کمی از متخصصان و سازمان ها اغلب در کنار کار تهیه گزارش کار، درگیر کارهای پیچیده ای مانند تهیه گزارش های مدیریتی هستند. اگر نحوه گزارش نویسی و پیگیری آن را بدانیم، نوشتن گزارش های سازمانی بار سنگینی نخواهد داشت.
علاوه بر تمامی این توضیحات، حل تمرین نیز نمونه ای از گزارش نویسی است که با ارتقای این مهارت، کیفیت بحث و شرکت در بحث ها و توضیحات در مورد موضوعات مختلف بهبود می یابد.
قبل از ورود به اصلِ بحثِ مهارت گزارش نویسی لازم است گزارش را تعریف کنیم. سپس به سراغ انواع گزارش و مراحل گزارش نویسی خواهیم رفت و به جزئیات بیشتری در زمینه‌ی نحوه گزارش نویسی خواهیم پرداخت.
کلام آخر…
ما در این مقاله در مورد اینکه گزارش نویسی چیست و چرا گزارش نویسی مهم است مطالبی را برای شما توضیح دادیم همچنین اهمیت گزارش نویسی در محیط کاری و یا تنظیم پروژه و … را بیان کردیم امیدوارم این مطلب نیز برای شما مفید باشد.